Quand S’organiser Rend Productif.

Dans nos vies à 100 à l’heure, le moindre effort peut parfois nous coûter et la recherche du « moins de » travail mais « plus de » résultats peut paraître utopique. On se dit qu’il faudrait acheter tel rangement multi-cases pour ses papiers ou moins laisser traîner les choses rapides à faire qui ne font qu’augmenter nos TO-DO listes… tiens d’ailleurs, les TO-DO que nous faisons même pas ou plus… 

Et si on pouvait devenir plus efficace, productif, réactif, créatif, motivé et j’en passe sans ne rien ajouter à ce que l’on a déjà. Oui, mais comment ? Simplement en s’organisant différemment pour certains ou en s’organisant tout court pour d’autres. 

Voyons ce qui est essentiel à savoir pour s’organiser ainsi que quelques bases à mettre en place rapidement.

1. Avant de s’organiser, il faut…

Dans un premier temps, avant de penser à avoir toute organisation, il est primordial de… ranger ! Trier ce qui est utile et ce qui ne l’est, savoir jeter et non mettre de côté « au cas où », prendre des décisions dans ce qui nous est essentiel et ce qui est superficiel et polluant. Marie Kondo expose cette magie qu’opère le rangement sur notre personne dans son livre.

Pourquoi ? Parce que ranger, c’est se libérer de la pollution visuelle, spatiale et psychologique qu’est le désordre. Et cela induit un gain de temps et de stress parce que chercher quelque chose et ne pas le trouver, c’est… contre-productif ! Et cela s’applique partout : votre maison, votre bureau ou encore votre ordinateur ou votre smartphone.

Une fois que l’on a rangé, le second « réglage » à mettre en place est de savoir se couper des interférences pendant le temps imparti à la réalisation de sa tâche. Téléphone, réseaux sociaux, chat interne…  Prenez conscience que l’hyperconnexion digitale impacte significativement votre efficacité.

A cela, sur votre lieu de travail s’ajoutent les « pauses café ou clopes » anarchiques dès qu’un tiers vient vous solliciter alors que vous n’aviez pas prévu de vous arrêter dans votre tâche. 

L’auto-discpline reste l’arme essentielle de ce combat contre les parasites mais quelques méthodes vous sont données un peu plus bas.

 2. Place à l’organisation !

Organiser sa journée et ses tâches doit être cohérent avec votre fonctionnement « énergétique » propre. Ainsi, si vous êtes du matin, commencer par ce qui sollicite plus de concentration, de créativité et d’efficacité et laisser les tâches plus « automatiques » et faciles en fin de journée. A l’inverse, si vous n’êtes pas du matin, commencer par des tâches nécessaires mais simples vous (r)éveillera activement et placer vos tâches plus exigeantes en début d’après-midi !

Pour tous, ne pas reporter ce qui peut être fait en moins de 2 minutes et le faire sur l’instant. Ce principe est tiré de la méthode GTD – Getting Things Done de David Allen, qui dans son livre, propose une approche concrète pour mieux planifier ses projets, en proposant des solutions à notre gestion du temps ainsi qu’à la libération de l’esprit pour plus de concentration, d’efficacité et bien sûr, de productivité !

Faire des TO-DO listes c’est bien, mais savoir les organiser c’est mieux ! En effet, noter pour ne pas oublier est une bonne action, mais chaque tâche n’a pas la même priorité. 

Donner un ordre de priorité à votre TO-DO, vous borner à 3 tâches essentielles à faire par jour et essayer d’estimer le temps nécessaire pour chaque réalisation. Ainsi, cela est bien d’alterner une tâche essentielle et longue avec une autre plus rapide. Mais dans tous les cas, penser à rayer au fur et à mesure sa liste est important, provoquant un sentiment de satisfaction : vous avancez et cela fait du bien !

Pourquoi bien estimer le temps ? Parce qu’il est prouvé que nous réalisons une tâche en fonction du temps donné pour la faire, même si celle-ci aurait pu être exécutée plus rapidement. Attendre la dernière minute, repousser en se disant que nous avons le temps, ou bien, peaufiner à l’extrême sont autant de raisons qui nous font finalement… perdre du temps et nous rend moins productif !

Chez CYD, notre Wellth Journal a été développé afin de répondre aux besoins de productivité des collaborateurs, aussi bien dans leur vie personnelle que professionnelle.